مدیریت جلسات به درد نخور

همه می دونن که جلسات، عموماً قسمت بزرگی از هدر رفتن زمان رو منجر می شن. ، طبق بررسی گذشته Harvard Business هر جلسه ی اجرایی هفتگی هرساله ۳۰۰٫۰۰۰ ساعت رو به خودش اختصاص میده. واقعاً فکر نمی کنین وقت اون رسیده که این روند رو متوقف کنیم و به مدیریت جلسات به درد نخور بدیم؟
شایدً خود شمام حضور در اینجور جلساتی رو تجربه کردین. سکوتی خسته کننده، مکالمات یک طرفه (تنها از طرف سخنگو) اسلایدها، نمودارها و … جای یک جلسه ی طوفان ذهنی به درد بخور و سازنده رو اشغال کرده.

استراتژیایی که در ادامه واسه شما عزیزان معرفی شده از طرف مدیران موفق و مشهور جهان در پیش گرفتن شده. اونا واسه اینکه از شر جلسات به درد نخور خلاص شده و خلاقیت، افزایش بهره وری رو در جلسات شون بوجود بیارن این تصمیمات رو گرفتن. امیدواریم واسه شمام به درد بخور واقع شن. با ما همراه باشین.

 

۱- Jeff Weiner

لینکداین : با برندها شروع کنین

 

به محض ورود به جلسات، با صحبت مستقیم از کار و کاسبی شروع نکنین.

Weiner از همه افراد حاضر در جلسه درخواست می کنه که یک موفقیت شخصی و یک موفقیت حرفه ای رو که از هفته گذشته تا الان بدست آورده ان رو با بقیه به اشتراک بذارن. اون باور داره که این کار در لحظه شروع، انرژی مثبت رو در اونا ایجاد می کنه. همینطور با کمک همدیگه خیلی راحت می تونن به حل مسائل و شکایات ایجاد شده بدن.
اگه مایل هستید که تا حد امکان تایم جلسات خود رو کوتاه کنین  با بیان و پخش اخبار خوب یا تشویق موفقیت گذشته شرکت جلسه رو شروع کنین.

 

۲- Ed Catmull

پیکسار : رک بودن و رسایی بیان واسه جلسات مشترک لازم ست

واسه یک طوفان ذهنی خلاق و یا حل مسائل در محل کار، نیازه که ً اونو روشن سازید.
جلسات باید در یک فضای امن برگزار شن. بطوریکه اعضا نباید احساس خجالت و خجالت یا موردقضاوت واقع شدن رو تجربه کنن! بلکه باید خیلی راحت و آرامش خاطر به ارائه پیشنهادات خودشون برآیند.
چیزی که  Catmull به اون بسیار اهمیت میده یادآوری این نکتهه که : اولین ایده ها، همیشه افتضاح هستن!!! این اتفاق، طبیعت اوناس و احتیاجی به دلخور شدن، ناامید شدن و … نداره.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   اشتباهات رفتاری در محل کار که مرتکب میشیم

شغل شما این نیس که در اولین تلاش خود بتونین طلا بسازین، اما میشه گفت: شغل شما اینه که اولین ایده های بالقوه ی خود رو اونقدر سیقل بدین تا بدرخشه!
به خاطر همین ایجاد یک فضای باز باعث می شه که مردم خیلی راحت بتونن ایده های ساده ی خود رو (که همونطور که گفته شد بسیار نامناسب هستن) در بین بذارن. در مرحله بعد، باید در یک فضای تیمی سازنده اونا رو بهتر کرد.

 

۳- Larry Page

گوگل : اجازه ندین که جلسات، کارتون رو در سختی بذاره!

 

از اولین کارایی که لری پیج، پس از مربوط شدن به جایگاهش در گوگل انجام داد؛ ارسال نامه واسه سساخت دوباره شرایط جلسات بود.
قوانین اون واسه موثر شدن جلسات:
بیشتر از ۱۰ نفر در جلسه حضور نیابد.
هر جلسه، یک تصمیم گیرنده در اتاق نیاز داره.
هیچ تصمیمی به انتظار برگزار شدن جلسه، نباید در پیش گرفته نشده بمونه!

واسه تصمیم گرفتن در هر چیزی، حتماً نیاز به کل سازمان ندارین! قرار نیس که هربار واسه تعیین زمان جلسه منتظر بمونین تا بلکه ساعت مناسب واسه همه اعضای سازمان ایجاد شه.
با داشتن یک تصمیم گیرنده در جلسه، انتخابا در راه درست پیش می رن و حرکت و بهبودی فوراً شروع می شن.

۴- Gary Vaynerchuk

کارآفرین سریالی : کاهش زمان جلسات به نصف!

طبق چیزی که Gary اشاره میکنه: هر چیزی رو که در جلسات اتفاق می افته واقعاً موضوعات اصلی نیستن! اگه تایم جلسه رو واسه یک ساعت تنظیم کنین ً باید به روشی این مدت رو سپری کنین. اگه یک جلسه ی ۱۵ دقیقه ای درنظر دارین باید راهی رو پیدا کنین که بشه در این مدت، موارد مهم رو به اتمام رساند.

خودتون رو مجبور کنین که با حفظ تایم کوتاه جلسات، موثر و متمرکز بودن اونو هم پیش ببرین.

 

 

۵- Steve Jobs

اپل : کوچیک نگه دارین

جلسات باید فقط و فقط کسائی رو که شک نداشته باشینً حضورشون اجباری ست دربر بگیره. (نه هیچکی دیگه‍!) این مسئله اونقدر مهمه که بی توجه به جایگاه و طرفِ افراد باید انجام شه.

جابز به فکر بود که تعداد افراد و صداهای ایجاد شده تاثیراتی برخلاف انتظارمون دارن.

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید