مدیریت جلسات کاری

دانستن آداب جلسه، کلیدی واسه موفقیت کسب و کاره. چون رابطه مستقیم و چهره به چهره موجب ارتباطات روشن و تصمیم گیری موثر می شه. اما در بیشتر مواقع، جلسات کاری طولانی تر از حد عادی می شه. و نمیتونه شرکت کنندگان رو درگیر کنه. بیشتر کارمندان فکر می کنن که این جلسات وقت شون رو هدر میدن و البته در بیشتر مواقع همین طور هم هست! اما راه های زیادی وجود دارن که می تونین مدیریت جلسات کاری رو به دست بگیرین. و از اونا به مؤثرترین روش استفاده کنین. تا کارمندان تون انرژی بگیرن، به وجد بیان و واسه انجام کارشون مشتاق تر شن. این مقاله رو بخونین تا با نکته های مؤثری واسه مدیریت جلسات کاری آشنا شید.

هدف مشخص کنین

واسه مدیریت جلسات کاری یک هدف روشن، جلسه رو هماهنگ و جهت اونو تعیین می کنه. هدف شما باید مشخص و قابل امتحان باشه. اگه شما توقع دارین که شرکت کنندگان در جریان طوفان ذهنی قرار گیرند، از هر شرکت کننده بخواهید که با لیست ایده های خود وارد جلسه شه.

از خود بپرسید که جلسه واقعا لازمه

جلسات می تونه گرون باشه. واسه محاسبه هزینه دقیق، دستمزد ساعتی هر فردی که در طول جلسه حضور داره، چند برابر کنین. اگه می تونین از روش ایمیل، کنفرانس تلفنی، اسکایپ یا حتی یک بحث سریع در یک جلسه به هدف خود برسین، برگزاری جلسه رو به طور کامل آزاد کنین.

واسه مطالعه بیشتر:

راه حل موثر واسه برگزاری جلسات موثر [اینفوگرافی]

از تصمیم گیرندگان دعوت کنین

مؤثرترین جلسات شامل ذینفعانه. تا از تصمیم گیری که بدون این دست اون دست کردن صورت میگیره، اطمینان انجام بشه. اگه یک تصمیم گیرنده اصلی در دسترس نباشه، از معاونان یا زیردستان اون واسه حضور در جلسه دعوت کنین. در حالت ایده آل، این فرد قادر هستش واسه سرپرست خود صحبت کنه. و – دست کم – یادداشت ورداری کرده و به اون گزارش بده.

واسه مطالعه بیشتر:

رفت و امد با شخصیتای جور واجور در جلسات کاری چیجوریه؟

جلسه رو وایس تاده برگزار کنین

جلسات منظم طراحی شده واسه صحبت با کارکنان و بحث در مورد گزارش وضعیت معمولا می تونه در ۱۵ دقیقه یا کمتر انجام شه. جلسات رو کوتاه برگزار کنین و از همه بخواهید بایستند.

برنامه ریزی هدف دار داشته باشین

اگه می خواین تموم شرکت کنندگان در جلسه به طور کامل درگیر جلسه شن، از برگزاری اون در صبح شنبه دوری کنین. چون بیشتر کارکنان پس از تعطیلات آخر هفته وارد محیط کار شده و مشغول جبران کارایی هستن که در روزهای تعطیل بر زمین مونده. هم اینکه بعد از ظهر چهارشنبه، زمانی که کارکنان مشغول جمع بندی کارای هفته و مشتاقانه منتظر آخر هفته هستن، جلسه برگزار نکنین. جلسات رو در روز و زمانی برنامه ریزی کنین که احتمال رفت و امد شرکت کنندگان زیاده. به این صورت مدیریت جلسات کاری بهتر انجام می شه.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   عادی ترین مشکلات شبکه های اجتماعی و نحوه اصلاح اونا

محدوده زمانی تعیین کرده و اونو رعایت کنین

جلساتی که ساعتا طول میکشن باعث می شه که شرکت کنندگان صبر و صبر خود رو از دست بدن. محدوده توجه کوتاهه و زمان ارزشمنده. جلسات مفیدتر به موقع شروع و به موقع پایان پیدا میکنه.

دستور کار رو اولویت بندی کنین

بیان موضوعات مهم رو به انتهای جلسه موکول نکنین. واسه اطمینان از این که اهداف دارای بالاترین اولویت رو برآورده می کنین، اول مسائل مربوط به موضوع رو مورد بحث بذارین. اینطوری، اگه کسی لازم بود که بیرون برود یا جلسه رو زود ترک کنه، شما بازم  اهداف اصلی خود رو انجام دادین.

به دستور کار بدین

دستور کار یک طرح کلی و یک چارچوب واسه حفظ تمرکز شرکت کنندگان روی موضوع و حفظ جریان جلسهه. دستور کار باید در یک صفحه نوشته شه و نباید چیزی جز موضوعات اصلی مکالمه رو شامل شه. مکالمات حاشیه ای زمان با ارزش رو هدر میده. اگه مشارکت کنندگان اصرار بر صحبت کردن بیرون از نوبت داشته باشن، جلسه رو ادامه بدین. و پیشنهاد کنین که بعد از جلسه صحبت کنن یا یک بحث جداگونه رو برنامه ریزی کنین. بعد بدون این دست اون دست کردن به موضوعات دستور کار بدین.

مفاهیم رو از روش داستان منتقل کنین

وقتی که قراره مفاهیم کلیدی یا ایده های جدید رو به گروه ارائه بدین، به ویژه مدلایی که درک اونا سخته، توضیح بدین که به چه دلیل باید مراقب باشن. مسئله رو با یک داستان کوتاه و استفاده از مثال بگید.

اهداف رو به طور روشن جمع بندی کنین

در آخر جلسه، هرگونه تصمیم گیری، و مهلتی رو تصریح و تکرار کنین. هر اقدام پیگیریِ لازم رو شفاف سازی کنین. همه شرکت کنندگان در جلسه باید دقیقا بدونن چی از اونا انتظار میره. بدون این دست اون دست کردن هر جلسه ی پیگیری رو برنامه ریزی کنین.

جلسات کاری می تونن با ارزش و تولید کننده باشن، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات کاری رو خوب بدونین تا موفق شید.

[تعداد: ۸    میانگین: ۳.۹/۵]

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید