سخن گفتن از  مقابله با حجم کاری زیاد  به ویژه  وقتی که باید چندین کار جور واجور رو انجام بدین، کمی سخته.  اما سازماندهی و اولویت بندی وظایف می تونه به شما در مقابله با حجم کاری زیاد  کمک کنه. و در عین حال باعث شه بیشترین حد بهره وری خود رو داشته باشین. نکات زیر واسه کمک به شما در نظر گرفته شده.

نکاتی واسه مقابله با حجم کاری زیاد

  1. فهرست کارایی رو که باید انجام شه ، تهیه کنین

همه چیز رو در سر خود نگه ندارین. در اول هر روز، روی یک برگه چیزی که رو که باید انجام بدین همراه با زمان انجام اون، بنویسین. وظایف رو با در نظر گرفتن اهمیت یا فوریت اون رتبه بندی کنین. این کار به شما کمک می کنن که ساختار روز خود رو مشخص کنین. و تصور خود رو روی اون متمرکز کنین. تنظیم حجم کاری به شکل مهم ترین و مهم یک تصویر واقع گرایانه از کارایی که باید تکمیل کنین،  به شما نشون میده. دست کم گرفتن و دست بالا گرفتن حجم کاری می تونه یافته های بدی داشته باشه.

  1. حجم کاری خود رو بررسی کنین

وظایفی هست که همیشه ندیده گرفته می شن؟ اگه فهمیدین که مرتبا چیزی رو فراموش میکنین ، کس دیگری می تواندآن رو واسه شما بکنه؟ به واگذاری بخشی از کار به بقیه چه در داخل سازمان  و چه در بیرون از سازمان فکر کنین. تا مقابله با حجم کاری زیاد واسه تون آسون باشه. اگه این کار عملی نباشه – فقط باید با اون کنار بیایید. در هر هفته واسه انجام کارایی که دوست ندارین، زمانی رو اختصاص بدین. وقتی که اونا رو به زمان خاصی بندازین، دیگه نگران نباشین و آزادانه به اجرای بخشای لذت بخش تر کار و کاسبی خود خواهید پرداخت.

  1. قانون۸۰:۲۰ رو به یاد داشته باشین

این قانون ساده س!. به طور خلاصه، ۸۰ درصد از بهره وری، نتیجه ۲۰ درصد مواردیه که ما انجام میدیم. تلاش کنین اون ۲۰٪ رو شناسایی کنین. و روی این کارا تمرکز کنین. در صورت امکان زمان بیشتری واسه اونا صرف کنین. چون این کار باعث می شه بهره وری بیشتری داشته باشین.

  1. مهلت واقعی مشخص کنین

به لیست کارای خود نگاه کنین. و محاسبه کنین که چه مقدار وقت واسه هر کار لازمه. زمان بیشتر از حد یا خیلی کم بری کارا تنظیم نکنین. با این حال زمان زیادی رو صرف تصمیم گیری کنین. دانستن اینکه فقط مقدار مشخصی از زمان واسه تکمیل یک کار دارین، می تونه شما رو متمرکز نگه داره. و مانع از طولانی شدن کار شه. نتیجه اونکه کار بیشتری رو در طول روز انجام میدید.

  1. انتظار موارد غیر منتظره رو داشته باشین

بعضی وقتا یهویی و ناگزیر، با درخواستای غیر منتظره در طول روز روبرو میشید. چه به شکل چهره به چهره، و چه از روش ایمیل یا تماس تلفنی. این مسئله واسه همه ما اتفاق میفته. وقتی که این مسائل  بوجود بین، تصمیم بگیرین که چه زمانی باید انجام شن. و اونا رو به فهرست خود اضافه کنین. اگه کاری فوریه،  در صورت امکان بدون این دست اون دست کردن انجامش بدین. اگه میشه واسه انجام اون صبر کرد، روی اون چیزی که قبل از آن انجام می دادین متمرکز شید.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   مدیریت رشد کار و کاسبی و ارتقای تجربه مشتری چیجوری شدنیه؟

واسه مطالعه بیشتر:

کار و کاسبی موفق ؛برنامه ریزی روزانه می خواد

چیجوری اولویتای گفتگو رو در برنامه منظم کنیم؟

اگه مالک  یک کار و کاسبی بسیار پر مشغله باشین گفتن این حرف راحت تر از انجام دادن اون هستش. اما خطر تلاش واسه به عهده گرفتن حجم کاری زیاد تو یه زمان می تونه باعث شه که بعضی از اونا رو کامل انجام بدین و یا هیچ یک رو به پایان نرسانید. هر کار رو یه بار تو یه زمان مشخص انجام بدین و هر کار رو قبل از شروع کار بعدی به پایان برسونین.

  1. اجازه ندین صندوق ورودی ایملیتان کار روزانه شما رو تعیین کنه.

اگه روزانه ۵۰ ایمیل دریافت کنین، به طور بالقوه موجب ایجاد ۵۰ معطلی در کار می شه. هر بار که اخطار پیام رو می بینین یا آلارم صندوق ورودی رو می شنوین، سریع به بررسی اون ندین. تلاش کنین اخطار پیاما رو خاموش کنین. تا اختلالی در کارتون ایجاد نشه. و زمان مناسبی رو واسه بررسی صندوق ورودی خود  مشخص کنین. مثلا هر نیم ساعت یا یک ساعت یه بار.

  1. با مسائل شخصی حواستون پرت نشه

بررسی ایمیلهای شخصی رو به زمان ناهار و یا ساعات بعد از کار بندازین. این در مورد مرور وب و سایتهای شبکه اجتماعی هم صادقه. شما باید روی کار خود تمرکز کنین.

  1. فقط واسه دستاوردهای فوری و آسون تلاش نکنین

فقط به خاطر این که بعضی از وظایف خسته کننده و یا سخت تر هستن  نباید از انجام اونا دوری کنین. کار باید طبق زمان بندی باشه. پس زمان بندی درستی واسه این جور کارا داشته باشین. تصمیم بگیرین که وظایف چه وقت باید تکمیل شن. و حجم کار خود رو طبق اون اولویت بندی کنین. وقتی که شما یک کار سخت رو انجام داده باشین، احساس می کنین که وزن بسیار خیلی از روی شونِه هاتون ورداشته شده.

  1. بر کارکرد خود نظارت کنین

چند دقیقه رو در آخر هفته واسه بررسی فهرست کارای خود اختصاص بدین. انجام کدوم وظایف طولانی تر از حد انتظاره؟ به چه دلیل؟ چیجوری میشه سرعت کار رو بالا برد؟ انتظارات غیر واقعی از تواناییای خود دارین؟ به کمک نیاز دارین؟ تنها روی بخشای منفی تمرکز نکنین. نقاط قوت و تواناییای خود رو  هم واسه مدیریت کارای خاص شناسایی کنین.

میشه این جور نتیجه گرفت…

درسته که کار زیاد واسه همه خسته کننده و طاقت فرساست. اما اگه خوب برنامه ریزی و زمانبندی شن خیلی راحت میشه اونا رو انجام داد.  و در آخر از اینکه با موفقیت و طبق برنامه جلو رفته اید احساس رضایت دارین. و قدرت بیشتری رو حس می کنین. گویی که تازه اول کاره و پر از انرژی هستید. یادتون باشه مهم ترین نکته همون نکته اوله. پس واسه مقابله با حجم کاری زیاد ، اول قورباغهای بزرگتر و بیریخت تر رو قورت بدین (برایان تریسی).

[تعداد: ۴    میانگین: ۴.۵/۵]

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید